Un
evento en general se define como un “fenómeno que surge de ocasiones que no son
rutinarias y tienen objetivos de ocio, culturales, personales u organizativos” (Shone
2001:4) y tiene como finalidad ilustrar, entretener o retar a un grupo de
personas.
Los
eventos pueden ser de varios tipos, como ya mencionamos anteriormente, el
deporte es uno de estos tipos y podemos tener por ejemplo, campeonatos, los
Juegos Panamericanos, torneos, etc.
Por
lo tanto un evento deportivo se puede definir como un espectáculo o una actividad
de competencia donde los deportistas pueden desarrollar sus habilidades en la búsqueda
de un resultado.
Un
evento deportivo se identifica por su importancia deportiva (claro está),
cultural, económica, tecnológica y educativa.
Estos
eventos deportivos requieren de mucha planificación y desarrollo, ya que es
necesario cubrir todos los aspectos requeridos para que éste se realice de
manera adecuada y completa.
Para
esto hay un proceso:
Se
inicia con la planeación y organización del
evento; antes que nada, hay que definir el tema del evento: de qué
actividad deportiva se tratará, qué tipo de competencia será, cuál será la
sede, etc. Una vez definido esto es importante tener en cuenta las campañas
para la solicitud de la aprobación de la sede, la constitución del comité
organizador, la instalación de la infraestructura y la conformación de los
diferentes equipos de trabajo. Además hay que aclarar cuáles serán los
objetivos del evento y qué beneficios obtendrán.
- · La constitución del comité organizador debe quedar claro que es el que se encarga de determinar las necesidades del evento, de organizar todo lo necesario para la realización de este, asi como la asignación de los procesos a realizar para el mismo; este es el comité del que todos dependen. A su vez, hay dos comités más: el comité de honor, quien presentará la imagen corporativa del evento ante todos los organismos relacionados, además de que son los que aportan los recursos económicos para el evento; y el comité ejecutivo, quienes toman las decisiones estratégicas para que el evento se desarrolle completamente.
- · Además, de estos comités se derivan distintos equipos de trabajo como el técnico deportivo, de finanzas, de asesoría jurídica, de comercialización, de construcción y mantenimiento, de informática, de prensa, de transporte, de hospedaje y alimentación, de acto inaugural y clausura, de seguridad, de puertas y taquillas, de actividades recreativas y de ocio, de protocolo deportivo, de medicina y antidoping. Cabe aclarar que algunos de estos serán necesarios o no dependiendo la magnitud del evento.
Otros aspectos importantes que tienen que estar aclarados
son:
- - Fecha y horario
- - Duración
- - Contenido (si hay varias jornadas o no)
- - Reglamento
En
la administración del evento, se
empieza a hacer todo lo dicho en la organización; es cuando todo comienza a ser
llevado a cabo. En este punto también es importante tener en cuenta el
presupuesto:
Aquí
los ingresos se basan en ganancias por: Inscripciones, concesionarios,
porcentaje de venta, stands, publicidad, etc.
Los
egresos se basan en los gastos de: programas de inauguración y clausura,
arbitraje, personal, implementos deportivos, trofeos, trasportación, coordinación
e imprevistos.
Algunas
recomendaciones para tener un evento deportivo adecuado son:
- - Innovación
- - Que los participantes socialicen y participen en las actividades, ya que cumple con el objetivo de ayudarles a interactuar y conocerse.
- - Conocer el público y adecuar el mensaje y contenido a el.
- - Tener un marketing atractivo, para llamar la atención de más gente; esto también se puede lograr mediante el uso de redes sociales.
Ejemplo:
“Amazing
Race: OJN”
- Tema: Carrera donde los participantes tendrán que pasar por
distintos puntos y realizar los retos en cada uno para poder ganar la
competencia.
- Lugar: Ciudad de México
- Fecha: 19 de marzo, 2016
- Horario: 10 am – 6 pm
- Descripción: Se formarán cuatro equipos de 5 integrantes
cada uno, los equipos tendrán que seguir las pistas dadas para transportarse a
los lugares o “checkpoints”. En estos se tendrán que realizar retos, ya sean
físicos o mentales y los tendrán que cumplir para poder seguir adelante. El
primer equipo en llegar a la meta, después de pasar por los puntos indicados,
ganará la competencia.
- Reglas:
Prohibido usar coches propios o Uber
Prohibido contactar a otros miembros de otros equipos
Sólo se podrá usar el dinero proporcionado para transporte
y gastos extras
- Presupuesto:
Gastos de transporte y extras para cada equipo
Gastos en comida y agua para cada equipo
Bibliografia:
Martinez, P. (2008) Manual para la organización de eventos deportivos. México. Editorial AKHROS
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